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- Identifiez les personnes physiques derrière la structure de propriété et de contrôle.
- Les règles tiennent compte d’une propriété ou de droits de vote de 25 % et des autres formes de contrôle.
- Confirmez le régime applicable, les registres et la procédure de dépôt auprès de votre registre.
Que signifie UBO ?
UBO signifie bénéficiaire effectif ultime. Selon les règles fédérales applicables, l’identification va au-delà du nom figurant sur un certificat de parts jusqu’à la personne physique détenant ou contrôlant finalement la société. Le critère inclut au moins 25 % de propriété ou de droits de vote, ainsi que le contrôle par d’autres moyens.
Confirmez d’abord le régime couvrant votre société. Les zones franches financières et les autres entités exclues peuvent avoir des exigences différentes. Votre registre doit fournir les formulaires et instructions pertinents.
Dessinez la chaîne de propriété avant de remplir les formulaires
Partez de la société d’exploitation et remontez les éventuels associés personnes morales. Consignez les pourcentages de propriété et identifiez les personnes derrière eux. Notez séparément les accords de vote et droits susceptibles de créer un contrôle. Un schéma simple est souvent plus facile à examiner que plusieurs documents sans lien.
Par exemple, si une holding détient votre entreprise, nommer seulement cette holding n’explique pas qui la contrôle finalement. Conservez les justificatifs reliant chaque niveau.
Préparez un ensemble de documents utilisable
- Un organigramme de propriété et de contrôle avec le fondement de chaque conclusion.
- Les informations d’identité et d’adresse requises pour chaque personne concernée.
- Les documents justificatifs de toute société propriétaire.
- Un registre daté et les copies des dépôts auprès du registre des sociétés.
- Une personne désignée pour maintenir les informations à jour.
Que se passe-t-il lorsque la propriété change ?
Intégrez une vérification aux transferts de parts, nouveaux investissements et changements de contrôle. La décision du Conseil des ministres n° 109 de 2023 impose la mise à jour des registres et la notification des changements dans des délais prescrits, dont une règle de notification de 15 jours. Demandez à votre registre comment les délais s’appliquent au changement précis ; n’attendez pas le renouvellement annuel pour vous renseigner.
Gardez les documents sécurisés et cohérents
Stockez les documents d’identité en sécurité et transmettez-les par la procédure approuvée de l’institution destinataire. Une banque peut demander des informations de propriété dans ses propres vérifications, mais cela ne remplace pas les obligations de la société envers son registre. Comparez les deux ensembles d’informations pour éviter de présenter accidentellement un ancien organigramme comme actuel.
Pour les règles de fond, lisez la décision du Conseil des ministres n° 109 de 2023 et confirmez les exigences actuelles auprès du registre concerné.
