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- Bestimmen Sie die natürlichen Personen hinter der Eigentums- und Kontrollstruktur.
- Die Regeln berücksichtigen 25 % Eigentum oder Stimmrechte sowie andere Kontrollformen.
- Klären Sie geltenden Rahmen, Aufzeichnungen und Einreichungsverfahren mit Ihrer Registerbehörde.
Was bedeutet UBO?
UBO bedeutet letztlich wirtschaftlich Berechtigter. Nach den geltenden föderalen Regeln geht die Identifizierung über den Namen auf einem Anteilszertifikat hinaus zur natürlichen Person, die das Unternehmen letztlich besitzt oder kontrolliert. Der Test umfasst mindestens 25 % Eigentum oder Stimmrechte sowie Kontrolle auf andere Weise.
Klären Sie zuerst, welcher Rahmen für Ihr Unternehmen gilt. Finanzfreizonen und andere ausgenommene Gesellschaften können andere Anforderungen haben. Ihre Registerbehörde sollte passende Formulare und Anweisungen bereitstellen.
Zeichnen Sie die Eigentumskette vor dem Ausfüllen der Formulare
Beginnen Sie bei der operativen Gesellschaft und gehen Sie über juristische Gesellschafter nach oben. Erfassen Sie Eigentumsanteile und bestimmen Sie die dahinterstehenden Personen. Notieren Sie getrennt Stimmrechtsvereinbarungen und Rechte, die Kontrolle begründen können. Ein einfaches Diagramm ist oft leichter zu prüfen als mehrere unverbundene Dokumente.
Wenn eine Holding Ihr Unternehmen besitzt, erklärt beispielsweise die alleinige Nennung dieser Holding nicht, wer es letztlich kontrolliert. Bewahren Sie die Nachweise auf, die jede Ebene verbinden.
Bereiten Sie einen nutzbaren Unterlagensatz vor
- Ein Eigentums- und Kontrolldiagramm mit der Grundlage jeder Schlussfolgerung.
- Die für jede relevante Person geforderten Identitäts- und Adressangaben.
- Gesellschaftsunterlagen für juristische Eigentümer.
- Ein datiertes Register und Kopien der Einreichungen bei der Registerbehörde.
- Eine benannte Person, die die Informationen aktuell hält.
Was geschieht bei Eigentumsänderungen?
Bauen Sie eine Prüfung in Anteilsübertragungen, neue Investitionen und Kontrolländerungen ein. Kabinettsbeschluss Nr. 109 von 2023 enthält Vorgaben zur Aktualisierung von Aufzeichnungen und Meldung von Änderungen innerhalb vorgeschriebener Fristen, darunter eine Meldefrist von 15 Tagen. Fragen Sie Ihre Registerbehörde nach der Anwendung auf die konkrete Änderung; warten Sie mit der Prüfung nicht bis zur Jahresverlängerung.
Halten Sie Unterlagen sicher und einheitlich
Bewahren Sie Identitätsunterlagen sicher auf und teilen Sie sie über das genehmigte Verfahren der empfangenden Institution. Eine Bank kann bei eigenen Prüfungen Eigentumsinformationen verlangen, ersetzt damit aber nicht die Registerpflichten des Unternehmens. Vergleichen Sie beide Informationssätze, damit kein historisches Eigentumsdiagramm versehentlich als aktuell eingereicht wird.
Lesen Sie für die Grundlagen den Kabinettsbeschluss Nr. 109 von 2023 und klären Sie aktuelle Anforderungen mit der zuständigen Registerbehörde.
