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- Individua le persone fisiche dietro la struttura di proprietà e controllo.
- Le regole considerano il 25% di proprietà o diritti di voto e altre forme di controllo.
- Conferma regime applicabile, documenti e procedura di deposito con il tuo registro.
Che cosa significa UBO?
UBO significa titolare effettivo ultimo. Secondo le norme federali applicabili, l'identificazione guarda oltre il nome su un certificato delle quote alla persona fisica che in ultima istanza possiede o controlla la società. Il test comprende almeno il 25% della proprietà o dei diritti di voto, oltre al controllo tramite altri mezzi.
Conferma prima quale regime riguardi la tua società. Le zone franche finanziarie e altri soggetti esclusi possono avere requisiti diversi. Il tuo registro deve fornire moduli e istruzioni pertinenti.
Disegna la catena proprietaria prima di compilare i moduli
Parti dalla società operativa e risali attraverso gli eventuali soci persone giuridiche. Annota le percentuali di proprietà e individua le persone dietro di esse. Registra separatamente accordi di voto e diritti che possono creare controllo. Uno schema semplice è spesso più facile da verificare di diversi documenti scollegati.
Per esempio, se una holding possiede la tua impresa, nominare soltanto quella holding non spiega chi la controlli in ultima istanza. Conserva i documenti di supporto che collegano ogni livello.
Prepara un insieme di documenti utilizzabile
- Uno schema di proprietà e controllo con la base di ogni conclusione.
- Le informazioni richieste di identità e indirizzo per ogni persona pertinente.
- Documenti societari giustificativi per ogni titolare persona giuridica.
- Un registro datato e copie dei depositi presso il registro competente.
- Una persona nominata responsabile dell'aggiornamento delle informazioni.
Che cosa succede quando cambia la proprietà?
Inserisci una verifica nei trasferimenti di quote, nei nuovi investimenti e nelle modifiche al controllo. La Decisione del Consiglio dei Ministri n. 109 del 2023 comprende requisiti di aggiornamento dei registri e notifica delle modifiche entro termini prescritti, inclusa una regola di notifica entro 15 giorni. Chiedi al tuo registro come si applichino le scadenze alla modifica specifica; non aspettare il rinnovo annuale per informarti.
Mantieni i documenti sicuri e coerenti
Conserva i documenti d'identità in sicurezza e condividili tramite la procedura approvata dell'istituzione destinataria. Una banca può richiedere informazioni sulla proprietà durante le proprie verifiche, ma questo non sostituisce gli obblighi societari verso il registro. Confronta entrambi gli insiemi di informazioni affinché uno schema proprietario storico non venga presentato accidentalmente come attuale.
Per le norme di base, leggi la Decisione del Consiglio dei Ministri n. 109 del 2023 e conferma i requisiti attuali con il registro competente.
