بقلم 
- احتفظ بالأدلة وراء الإيرادات والتكاليف والأصول والالتزامات.
- احسب مدة الاحتفاظ من الفترة الضريبية المعنية لا تاريخ الرفع.
- لا تفيد النسخة الاحتياطية إلا إذا استطاعت الشركة استرجاعها وشرحها.
ما الذي تغطيه قاعدة السنوات السبع؟
يغطي تذكير الاحتفاظ بالسجلات لدى FTA المعلومات المؤيدة لالتزامات ضريبة الشركات، ومنها سجلات المعاملات والأصول والالتزامات والحصص. وينطبق على السجلات المعنية للأشخاص الخاضعين للضريبة والمعفيين. لا تعتبره تاريخ إتلاف موحّداً لكل مستند شركة.
ضع سياسة احتفاظ مع محاسبك. فقد تؤثر ضريبة القيمة المضافة أو التوظيف أو قانون الشركات أو التقاضي أو طلب خاص من جهة رسمية في مدة إتاحة مواد معينة.
ابنِ الأرشيف حول القيد المحاسبي
لكل معاملة جوهرية، اربط الفاتورة والاتفاق والدفع والشرح. يثبت الخصم المصرفي حركة المال، لكنه قد لا يشرح ما اشترته الشركة أو سبب ارتباط التكلفة بالنشاط.
- المبيعات، الطلب أو العقد والفاتورة وإثبات التسليم والتحصيل.
- التكاليف، فاتورة المورّد والموافقة ومرجع الدفع.
- الأصول، مستندات الشراء وسجل الأصول وأدلة التصرف فيها.
- التمويل، الاتفاقيات ومعلومات الملكية والمعالجة المحاسبية.
- الضرائب، الحسابات والاختيارات والإقرارات والمراسلات.
استخدم أسماء يستطيع الناس البحث عنها فعلياً
قد يتضمن اسم ملف عملي التاريخ والطرف المقابل ومرجع الفاتورة. اختر نمطاً واحداً وعلّمه لمن يرفع المستندات. احتفظ بالملف الأصلي إلى جانب أي جدول عمل حتى يستطيع المراجع اللاحق تتبّع المصدر.
جرّب استرجاع دفعة غير معتادة من عدة أشهر مضت. إذا كان الشرح في صندوق بريد موظف سابق فقط، فهناك فجوة في الأرشفة. انقل سجل العمل إلى مكان مناسب تحت سيطرة الشركة.
من يدير الوصول والنسخ الاحتياطية؟
وزّع الوصول بحسب الدور، واحمِ المستندات الحساسة، واختبر الاستعادة من نسخة احتياطية. إذا كان مسؤول دفاتر خارجي يدير دفتر الأستاذ، فاتفق على حصول الشركة على ملفات تصدير ومستندات المصدر عند انتهاء الارتباط. تجنّب ربط النسخة الوحيدة بحساب شخصي لأحد.
ماذا يحدث عند إغلاق الشركة؟
يستمر حفظ السجلات بعد آخر يوم تجاري. أدرج ملكية الأرشيف وبيانات الاتصال وترتيبات الاسترجاع في خطة إغلاق الشركة. احفظ الحسابات النهائية والتأكيدات الرسمية مع سجلات التشغيل. لا ينبغي أن يمحو إلغاء اشتراك الأدلة اللازمة للإجابة عن سؤال ضريبي لاحق.
