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- Conservez les justificatifs des revenus, charges, actifs et passifs.
- Calculez la durée de conservation depuis la période fiscale concernée, pas depuis le téléversement.
- Une sauvegarde n’est utile que si la société peut la retrouver et l’expliquer.
Que couvre la règle des sept ans ?
Le rappel de conservation documentaire de la FTA couvre les informations étayant les obligations d’impôt sur les sociétés, notamment les opérations, actifs, passifs et participations. Il s’applique aux documents pertinents des personnes imposables et exonérées. N’en faites pas une date universelle de destruction de tous les documents de société.
Définissez une politique de conservation avec votre comptable. La TVA, l’emploi, le droit des sociétés, un litige ou une demande précise d’autorité peuvent influer sur la durée de disponibilité de certains éléments.
Organisez les archives autour de l’écriture comptable
Pour chaque opération importante, reliez la facture, l’accord, le paiement et l’explication. Un débit bancaire prouve un mouvement d’argent ; il n’explique pas nécessairement ce que la société a acheté ni pourquoi la dépense relève de l’entreprise.
- Ventes : commande ou contrat, facture, preuve de livraison et encaissement.
- Charges : facture fournisseur, approbation et référence de paiement.
- Actifs : documents d’achat, registre des actifs et justificatifs de cession.
- Financement : accords, informations de propriété et traitement comptable.
- Fiscalité : calculs, options, déclarations et correspondance.
Utilisez des noms réellement recherchables
Un nom de fichier pratique peut inclure la date, la contrepartie et la référence de facture. Choisissez une convention et enseignez-la à toute personne déposant des documents. Conservez le fichier original ainsi que tout tableur de travail pour qu’un examinateur ultérieur puisse remonter à la source.
Essayez de retrouver un paiement inhabituel vieux de plusieurs mois. Si l’explication figure seulement dans la messagerie d’un ancien salarié, le classement présente une lacune. Déplacez le document professionnel vers un emplacement approprié contrôlé par la société.
Qui contrôle les accès et les sauvegardes ?
Attribuez les accès par rôle, protégez les documents sensibles et testez la récupération d’une sauvegarde. Si un comptable externe tient le grand livre, convenez de la récupération par la société des exports et justificatifs à la fin de la mission. Évitez que l’unique copie soit liée au compte personnel de quelqu’un.
Que se passe-t-il à la fermeture de la société ?
La conservation des documents continue après le dernier jour d’activité. Intégrez la responsabilité des archives, les coordonnées et les modalités de récupération au plan de fermeture de la société. Conservez les comptes définitifs et confirmations officielles avec les documents d’exploitation. La clôture d’un abonnement ne doit pas effacer les justificatifs nécessaires à une question fiscale ultérieure.
