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- Bewahren Sie Nachweise zu Umsatz, Kosten, Vermögenswerten und Verbindlichkeiten auf.
- Berechnen Sie die Aufbewahrung ab der relevanten Steuerperiode und nicht ab dem Upload.
- Ein Backup nützt nur, wenn das Unternehmen es abrufen und erklären kann.
Was umfasst die Siebenjahresregel?
Die FTA-Erinnerung zur Aufbewahrung betrifft Informationen zur Erfüllung der Körperschaftsteuerpflichten, darunter Transaktionsunterlagen, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Beteiligungen. Sie gilt für relevante Unterlagen steuerpflichtiger und befreiter Personen. Verstehen Sie sie nicht als allgemeines Vernichtungsdatum für jedes Unternehmensdokument.
Legen Sie mit Ihrem Buchhalter eine Aufbewahrungsrichtlinie fest. Mehrwertsteuer, Beschäftigung, Gesellschaftsrecht, Rechtsstreitigkeiten oder konkrete Behördenanfragen können die Verfügbarkeit bestimmter Unterlagen beeinflussen.
Bauen Sie das Archiv um den Buchungssatz herum auf
Verknüpfen Sie bei jeder wesentlichen Transaktion Rechnung, Vereinbarung, Zahlung und Erklärung. Eine Kontobelastung belegt einen Geldfluss, erklärt aber möglicherweise nicht, was das Unternehmen gekauft hat oder warum die Ausgabe betrieblich ist.
- Verkäufe: Bestellung oder Vertrag, Rechnung, Liefernachweis und Zahlungseingang.
- Kosten: Lieferantenrechnung, Freigabe und Zahlungsreferenz.
- Vermögenswerte: Kaufunterlagen, Anlagenverzeichnis und Veräußerungsnachweise.
- Finanzierung: Vereinbarungen, Eigentumsinformationen und buchhalterische Behandlung.
- Steuern: Berechnungen, Wahlrechte, Erklärungen und Korrespondenz.
Nutzen Sie Namen, nach denen Menschen tatsächlich suchen können
Ein praktischer Dateiname kann Datum, Geschäftspartner und Rechnungsreferenz enthalten. Wählen Sie eine Konvention und erklären Sie sie allen, die Dokumente hochladen. Bewahren Sie die Originaldatei neben Arbeitstabellen auf, damit spätere Prüfer die Quelle nachvollziehen können.
Versuchen Sie, eine ungewöhnliche Zahlung von vor mehreren Monaten abzurufen. Liegt die Erklärung nur im Postfach eines früheren Mitarbeiters, hat die Ablage eine Lücke. Verschieben Sie den Geschäftsbeleg an einen geeigneten, vom Unternehmen kontrollierten Ort.
Wer verantwortet Zugang und Backups?
Vergeben Sie rollenbezogenen Zugang, schützen Sie sensible Unterlagen und testen Sie die Wiederherstellung aus einem Backup. Führt ein externer Buchhalter das Hauptbuch, vereinbaren Sie Exporte und Belegübergabe bei Auftragsende. Vermeiden Sie, dass die einzige Kopie an einem persönlichen Konto hängt.
Was geschieht bei der Unternehmensschließung?
Aufzeichnungspflichten bestehen über den letzten Handelstag hinaus. Nehmen Sie Archivverantwortung, Kontaktdaten und Abrufregelungen in den Unternehmensschließungsplan auf. Bewahren Sie Schlussabschlüsse und offizielle Bestätigungen neben Betriebsunterlagen auf. Das Beenden eines Abonnements sollte keine Nachweise löschen, die für spätere Steuerfragen nötig sind.
