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- Conserva le prove alla base di ricavi, costi, attività e passività.
- Calcola la conservazione dal periodo fiscale pertinente, anziché dalla data di caricamento.
- Un backup è utile soltanto se la società può recuperarlo e spiegarlo.
Che cosa copre la regola dei sette anni?
Il promemoria FTA sulla conservazione dei documenti riguarda le informazioni a supporto degli obblighi dell'imposta sulle società, compresi registri delle operazioni, attività, passività e partecipazioni. Si applica ai documenti pertinenti di soggetti imponibili ed esenti. Non considerarlo una data universale di distruzione per ogni documento societario.
Definisci una politica di conservazione con il contabile. IVA, lavoro, diritto societario, contenziosi o una richiesta specifica di un'autorità possono influire sulla durata della disponibilità di determinati materiali.
Costruisci l'archivio intorno alla registrazione contabile
Per ogni operazione rilevante, collega fattura, accordo, pagamento e spiegazione. Un addebito bancario dimostra il movimento di denaro, ma potrebbe non spiegare cosa abbia acquistato la società o perché il costo sia aziendale.
- Vendite: ordine o contratto, fattura, prova di consegna e incasso.
- Costi: fattura del fornitore, approvazione e riferimento del pagamento.
- Beni: documenti d'acquisto, registro dei cespiti e prove di dismissione.
- Finanziamenti: accordi, informazioni sulla proprietà e trattamento contabile.
- Imposte: calcoli, opzioni, dichiarazioni e corrispondenza.
Usa nomi che le persone possano cercare davvero
Un nome pratico di file potrebbe includere data, controparte e riferimento della fattura. Scegli una convenzione e insegnala a chi carica i documenti. Conserva il file originale insieme agli eventuali fogli di lavoro, così un successivo revisore può risalire alla fonte.
Prova a recuperare un pagamento insolito di diversi mesi fa. Se la spiegazione è soltanto nella casella e-mail di un ex dipendente, il sistema di archiviazione ha una lacuna. Sposta il documento aziendale in una posizione appropriata sotto il controllo della società.
Chi gestisce accessi e backup?
Assegna gli accessi per ruolo, proteggi i documenti sensibili e verifica il recupero da un backup. Se un contabile esterno mantiene il libro contabile, concorda come la società ottiene esportazioni e documenti giustificativi al termine dell'incarico. Evita che l'unica copia sia legata all'account personale di qualcuno.
Che cosa succede quando la società chiude?
La conservazione continua oltre l'ultimo giorno di attività. Includi responsabilità dell'archivio, contatti e modalità di recupero nel piano di chiusura della società. Conserva conti finali e conferme ufficiali insieme ai documenti operativi. Chiudere un abbonamento non deve cancellare le prove necessarie per rispondere a una successiva domanda fiscale.
