Von 
- Klären Sie, ob eine vollständige oder vereinfachte Steuerrechnung zulässig ist.
- Prüfen Sie zugrunde liegende Leistung und Mehrwertsteuerbehandlung vor dem Layout.
- Bewahren Sie die ausgestellte Rechnung und eine klare Berichtigungshistorie auf.
Sollte dies eine Steuerrechnung sein?
Beginnen Sie mit Ihrer Registrierung und der erbrachten Leistung. Fügen Sie weder Mehrwertsteuer noch eine Steuerregistrierungsnummer hinzu, nur weil ein Kunde eine „Mehrwertsteuerrechnung“ verlangt. Ist Ihr Registrierungsstatus unklar, klären Sie ihn über die Prüfungen zur Mehrwertsteuerregistrierung, bevor Sie eine Steuerrechnungsvorlage verwenden.
Die FTA unterscheidet vollständige und vereinfachte Steuerrechnungen. Für die vereinfachte Form gelten Bedingungen; ein kleines Unternehmen zu sein macht sie nicht automatisch zur richtigen Wahl.
Was gehört auf eine vollständige Standardrechnung?
Die FTA-Checkliste für Steuerrechnungen nennt die Kernfelder. Nutzen Sie sie zusammen mit den aktuellen Regeln für Ihre Transaktion.
- Die Worte „Tax Invoice“ (Steuerrechnung) und eine identifizierbare fortlaufende oder eindeutige Rechnungsnummer.
- Ausstellungsdatum und gegebenenfalls abweichendes Leistungsdatum.
- Name, Adresse und Steuerregistrierungsnummer des Lieferanten.
- Name, Adresse und erforderlichenfalls Registrierungsnummer des Empfängers.
- Klare Waren- oder Leistungsbeschreibungen, Mengen, Einzelpreise und geltende Mehrwertsteuersätze.
- Relevante Rabatte, Summen und Steuerbeträge einschließlich der erforderlichen Beträge in VAE-Dirham.
Prüfen Sie die Leistung vor der Gestaltung
Fragen Sie, was wann an wen geliefert oder geleistet wurde. Auslandskunden, Vorauszahlungen, Erstattungen und gemischte Leistungen können gründlichere Prüfung erfordern. Gehen Sie nie davon aus, dass jede Rechnung dieselbe Mehrwertsteuerbehandlung hat wie die letzte.
Eine Beratung, die einen Projektmeilenstein abrechnet, sollte beispielsweise Beschreibung und Leistungsdatum aus ihren Unterlagen nachvollziehbar machen. Dies ist ein beispielhafter Ablauf und keine Entscheidung zur steuerlichen Behandlung eines bestimmten Vertrags.
Machen Sie Berichtigungen nachvollziehbar
Vereinbaren Sie mit Ihrem Buchhalter ein Berichtigungsverfahren. Überschreiben Sie ausgestellte Rechnungen in gemeinsamen Ordnern nicht stillschweigend. Bewahren Sie Original, Änderungsgrund und die passende Ersatz- oder Gutschrifthistorie auf. Ein sauberer Ablauf erleichtert beiden Seiten den Buchabgleich.
Kann Software das für Sie erledigen?
Software kann Felder ausfüllen und Summen berechnen, benötigt aber korrekte Unternehmensdaten und Steuereinstellungen. Prüfen Sie erste Vorlage und Mustertransaktionen, bevor Sie auf Automatisierung vertrauen. Prüfen Sie die Vorbereitung auf elektronische Rechnungsstellung gesondert: Ein von Buchhaltungssoftware erstelltes PDF ist allein noch nicht der vollständige strukturierte Austauschprozess.
